Cambio Cultural hacia la Mejora Continua en empresas Agropecuarias
Ing. Lucas Martinez
martinezln@kaizenconsulting.com.ar
Metodología 5s en empresas Agropecuarias
¿Cuáles son las grandes diferencias entre una
empresa eficiente y otra que no lo es? ¿Por qué algunas empresas evolucionan
rápidamente mientras otras parecen aletargadas en el tiempo? Quiero aprovechar
la oportunidad y compartir con ustedes una experiencia que ha cambiado tanto mi
vida profesional como personal. Afortunadamente no soy el único en este cambio,
muchas personas relacionadas en la actividad agropecuaria se están involucrando
en la metodología 5s y su aplicación en el sector. En este articulo les voy a comentar
sobre el origen de esta particular metodología; la importancia de aplicar una herramienta
de autogestión a empresas agropecuarias; los beneficios que nos brinda embarcar
a la empresa en este camino de la mejora continua; y por ultimo compartiré con
uds. diversos casos de implementación en empresas de la provincia de Córdoba y
Santiago del Estero.
El primer contacto que tuve con la
metodología “5s” fue en el año 1997 durante el
cursando de la carrera de ingeniería industrial en la UTN, Córdoba.
Recuerdo que en aquel momento no le di demasiado valor, ya que como joven
estudiante estaba mas atraído por la tecnología que no nos dejaba de sorprender
día tras día. Sinceramente considere a la metodología japonesa de las 5s una
peculiar característica de la cultura nipona, una simple metodología de gestión
imposible de implementar en nuestro país y con nuestra cultura. Sin imaginarme
en ese momento, que me volvería un estudioso y promotor a los cuatro vientos de
este interesante método.
Las vueltas de la vida me pusieron en Iowa,
USA, en una planta de 1500 operarios llamada Bertch Cabinetry. Mi responsabilidad
era capacitar al personal y aplicar no solo la metodología 5s, sino una serie
de herramientas del sistema de producción de Toyota. Para ese momento ya había
participado en varios seminarios sobre Lean Manufacturing y diversas charlas
sobre la metodología 5s y otras herramientas del management japonés. Con varios
errores y algunos aciertos, es que aprendí la metodología y sobre todo experimenté
en como trasmitir la metodología de una manera didáctica. De regreso en
Argentina, después de hacer una breve pero intensa experiencia en la industria
local, decidí transpolar al sector agropecuario un paquete de herramientas de gestión que tanto éxito
tienen en la actividad industrial de clase mundial.
Al intentar explicar la idea de aplicar la
metodología 5s y otra herramientas de gestión industrial en empresas del sector
agrícola, varios de mis primeros interlocutores respondían no muy
entusiasmados. “Ten cuidado, esto no es una fabrica” fue una de las frases mas
repetidas que recibí en mis primeros intentos. Sin embargo, tuve la suerte de
cruzarme con algunos “motivadores” que me alentaron a seguir. No baje los
brazos, y después de varios intentos no muy fructíferos apareció al frente mío
una pieza muy importante para el éxito. Un joven emprendedor, con formación
agropecuaria, y con un gran perfil empresario. Fue entonces que empezamos una
historia distinta. Cada idea que le trasmitía al grupo, era tomada muy profesionalmente,
discutida y asimilada. Hablamos mucho entre las diferencias y similitudes entre
la industria y la actividad agropecuaria, llegando a la conclusión de que las
empresas del rubro están en un camino de profesionalización acelerado y demandando
herramientas que las ayuden a elevar los niveles de eficiencia.
Puesto de trabajo
Antes y Después de la metodología 5s
A esta altura Uds. querrán saber de que se
trata esto de las 5s. La metodología 5s es una técnica de origen Japonés. La
empresa Toyota fue la que alrededor de la década de 1960 supo plasmar en un
“Método” lo que en Japón es cosa de todos los días, el Orden, la limpieza y el
trabajo en equipo. A la metodología de las 5s se la conoce como una herramienta
que permite iniciar el cambio culturar
en una organización, y de esta forma embarcar la organización hacia la mejora
continua. El nombre de las 5s se debe a que la metodología costa de cinco pasos
bien definidos que nos ayuda a mejorar los lugares de trabajo de manera
sostenida, y cada uno de estos pasos empieza con una letra “S” (en japonés). Un
consejo práctico, no aferrarse al nombre, sino al concepto.
Este sistema nos ayuda a mejorar los lugares
de trabajo, haciendo que seamos mas eficientes en nuestras actividades
cotidianas. En la actualidad, la metodología se aplica en diversas industrias e
instituciones, sin embargo, hasta la fecha, personalmente no tenía registros de
la aplicación en el sector agropecuario. Después de varios intentos, errores,
correcciones y ajustes, hemos logrado implementar la metodología en un grupo de
empresas agropecuarias. A la hora de implementar la metodología hemos optado
por hacerlo en “Áreas Modelo” donde nos aseguramos de no escatimar esfuerzo en
lograr el cambio y podemos medir de manera mas precisa los resultados
obtenidos.
Debido a varios inicios dificultosos he
agregado un paso a los ya 5 existentes, que me gusta llamarlo el paso “Cero”.
Este paso lo hacemos antes de iniciar con la metodología. El paso cero es
definir la función del área de trabajo. Por ejemplo que estemos hablando de un
galpón de una empresa agropecuaria, la función de este galpón será de
almacenamiento de insumos, almacenamientos de repuestos, reparaciones menores
de maquinarias, etc., etc. Este paso es fundamental para luego poder aplicar la
metodología de manera adecuada. Sin una correcta definición de la función del
área de trabajo, es imposible tener claro como actuar en los sucesivos pasos.
Puesto
de trabajo Antes y Después de aplicar la metodología 5s
Veamos
los conceptos paso a paso:
Primera “S”:
A la primera “S” se la conoce como “Separar
Innecesarios”. Esto significa remover del lugar de trabajo todos los elementos
que se han ido acumulando a lo largo del tiempo y los hemos acumulamos POR LAS
DUDAS. ¿Por las dudas que? Siempre me pregunto lo mismo. Es muy común que
guardemos algo “por las dudas” y el “por las dudas nunca llega”. Con el paso
del tiempo he cambiado la terminología de algunas de las “Ss”, por ejemplo, a
la primera “S” prefiero llamarla “Solo lo esencial”. Esto significa que no solo
debemos separar todos los elementos innecesarios, sino que también debemos
analizar que herramientas de trabajo pueden estar faltando en el sector,
siempre teniendo en cuenta el paso “Cero” o sea, cual es la función del lugar
de trabajo.
Segunda “S”:
Una vez que hemos retirado todos los
elementos innecesarios del ámbito de trabajo, es hora de proseguir con la
segunda “S”, ubicar necesarios. Esto no es otra cosa que darle un lugar a cada
cosa, y cada cosa en su lugar. Durante la segunda “S” es donde debemos ponernos
de acuerdo donde se almacenan los elementos, de que manera, en que cantidad,
cual es el punto optimo de reposición, etc., etc. Este paso es importante
realizarlo una vez que se ha tenido un gran impacto con la primera “S”, dejando
solo lo esencial. Si esto no ocurre, vamos a utilizar recursos tales como
tiempo y energía organizando elementos que no son necesarios. El resultado
optimo de una correcta implementación de la segunda “S” es que cualquier
usuario pueda encontrar un elemento necesario, y no solo eso, sino que este muy
claro donde ese elemento debe regresar una vez que fuese usado.
Una vez que todos los elementos están
ubicados en su correcta posición, lo que hacemos es marcar ese lugar, de manera
que nadie pueda dejarlos fuera de lugar y sobre todo, que nos demos cuenta si
los elementos están ausentes. Detectar que un elemento esta ausente antes de
que lo necesitemos es una gran ventaja. Si este fuese el caso, podemos destinar
un momento libre para recuperar el elemento y no darnos cuenta que el objeto no
esta cuando lo estamos necesitando.
El clásico ejemplo que me gusta utilizar para
explicar las ventajas del “Control Visual” es el de una caja de herramientas.
¿Cuándo nos vamos a dar cuenta que la herramienta que estamos necesitando no
esta dentro de la caja? Por lo general esto ocurre cuando la estamos buscando.
Si este es el caso, una vez que empezamos a buscar la herramienta, nos podemos
imaginar que se enciende un cronometro y registra el tiempo que estamos
perdiendo. Por el contrario, si las herramientas las tenemos de manera visible
en un tablero, es muy probable que identifiquemos la ausencia de una
herramienta mucho antes de el momento en que la necesitamos. De esta manera
podemos emplear tiempos ociosos para recuperar la herramienta y no un tiempo
crítico de trabajo. Este ejemplo es representativo para todos los ámbitos de
trabajo cotidiano.
Al segundo paso he preferido llamarlo “Situar
con consenso”. Lo mas importante en la
segunda “S” es que la ubicación y la codificación de colores y controles visuales se haga en “consenso” con
todos los usuarios.
Tablero de herramientas “Antes y Después” de la metodología 5s
Tercera “S”
El método prosigue con la tercera “S”, la
limpieza y la inspección. Este tercer paso supone dejar todo limpio, limpiando
de manera regular, y aprovechando el tiempo de la limpieza para inspeccionar el
lugar de trabajo. Este paso lo prefiero llamar “Asegurar la función”. En
definitiva es asegurar que la función que dijimos que tenía el lugar de trabajo
en el paso cero, se mantenga en el tiempo. La manera mas practica de lograr
esto es por medio de listas de chequeo. Estas listas nos ayudan a no omitir
ninguna de las actividades necesarias, ni la frecuencia que es necesario
realizarlas, ni que nos olvidemos de quien es el responsable por cada una de
esas tareas.
Puesto de Trabajo Antes y Después de aplicar la metodología 5s
Las tres primeras “Ss” son netamente
practicas, mientras que las dos ultimas proporcionan los mecanismos necesarios
para que el sistema se aplique de manera correcta y que el mismo no decaiga en
el tiempo. El gran desafío de la
metodología es lograr que el sistema perdure en el tiempo y que el mismo se
asimile como parte de la cultura de la organización.
En la cuarta “S” nos ponemos de acuerdo en
“Quien”, “Como”, y “Cuando” va a realizar las actividades relacionadas a las
tres primeras “S”. Mientras que en la quinta “S” nos preocupamos por instaurar
mecanismos que nos ayuden a garantizar la permanencia del sistema en el tiempo.
Las auditorias 5s son uno de los principales pilares para sostener la
metodología. Sin un buen sistema de auditorias, el sistema no perdura mucho
tiempo. Otros ingredientes para destacar de la ultima “S” son la continua
capacitación y motivación para que todos los empleados participen de manera
proactiva en el aporte de ideas y gestión de las actividades.
¿Porque es necesario una metodología como las
5s en las empresas agropecuarias?
La metodología 5s es una herramienta básica. Es
la herramienta necesaria para lograr el cambio cultural de las organizaciones
hacia la mejora continua. En la industria, la necesidad de mejora están mas
claras, ya que la empresa que no evoluciona es absorbida o su mercado captado
por competidores mas eficientes.
Aplicación de la metodología 5s en una oficina administrativa de una empresa agropecuaria
Históricamente los resultados de los ejercicios de las
empresas agropecuarias están muy ligados al clima o los factores de mercado externo
en donde las compañías no tiene ningún tipo de control. Este concepto está
cambiando, una empresa eficiente será capaz de absorber recursos escasos, tales
como la superficie de tierra o los recursos humanos, para producir mas
eficientemente que aquellos que no logren el salto hacia un sistema productivo
mas eficiente. La metodología 5s nos proporciona el camino hacia una
organización eficiente que maximiza la utilización de los recursos disponibles.
Otra de las grandes bondades de la metodología, es que forja la disciplina
entre los miembros de la organización, condición necesaria para enfrentar otros
desafíos empresariales.
¿Cuales son los principales beneficios de
aplicar la metodología en el agro?:
Crea un ambiente para el trabajo estándar. Esto
no es otra cosa que dejar reglas claras de trabajo en todos los ámbitos de la
organización. Por ejemplo, ¿Esta claro donde tengo que dejar algún material que
ingresa al galpón de la empresa? ¿Esta claro cuando tengo que levantar el
pedido de cierto material o insumo? ¿Están claras las responsabilidades de cómo
mantenemos un equipo productivo, tanto los puntos de control, los ajustes, e
inspecciones? En definitiva la metodología 5s nos ayuda a estandarizar todas
las actividades que debemos realizar, y sobre todo nos ayuda a estandarizar la
comunicación. Por medio de un buen sistema de comunicación visual, todas
aquellas actividades, que en la actualidad no se realizan porque no esta claro
ni como, ni la frecuencia, ni quien debe realizarlas, pasan ha ser dominadas
por la organización.
Otro beneficio importante es que la
metodología nos ayuda a hacer foco en la eliminación de ineficiencias. Cuando
aprendemos a trabajar con las 5s nos cambia la manera de mirar lo que hacemos.
Nos hacemos mas críticos y analizamos si lo que estamos haciendo tiene sentido.
Aprendemos a detectar “Desperdicios” dentro de las actividades que realizamos a
diario, y no solo aprendemos a detectarlas sino también a eliminar las
actividades que solo generan un costo para la organización. Limpiar algo que se
ensucia no agrega ningún valor, pero estamos de acuerdo que es necesario
hacerlo. Lo que realmente agrega valor a la organización es lograr que ese
elemento que debemos limpiar de manera frecuente no se ensucie mas, y de esa
manera nosotros podemos destinar el tiempo dedicado a la limpieza en otras
actividades que realmente agregan valor a nuestra actividad.
Un aspecto no menor es la importancia que las
5s le dan a los problemas de seguridad. Cuando trabajamos con la metodología 5s
aprendemos a hacer foco en la seguridad de las personas que trabajan en el
área. El método nos hace cuestionarnos, una y otra vez sobre las condiciones
laborales y de seguridad.
Por ultimo, el método nos ayuda a crear la
cultura de la mejora continua. Este punto por si solo justifica la
implementación de la metodología. Lograr la auto-gestión de los puestos de
trabajo, y que no solo se mantengan en buenas condiciones, sino que evolucionen
en el tiempo es un desafío muy arduo de lograr sin una técnica como la de las
5s. La diferencia de una empresa que evoluciones continuamente a otra que solo
se mantiene en el mercado se pueden resaltar si lo vemos en un marco de largo
plazo. Lograr que la gente rompa el “Status Quo” o acostumbramiento a la situación
actual es algo muy difícil y valioso para una organización que pretende
evolucionar en el tiempo y destacarse en el medio que se desenvuelve.
